Wann kommen die Urkunden in ein Staatsarchiv?

Die Grundregel, die sagt welche Urkunden sich schon in dem Staatsarchiv befinden sollen und welche noch im Standesamt bleiben müssen, ist grundsätzlich bekannt:

  • Heiratsurkunden und Sterbeurkunden werden nach 80 Jahren an das zuständige Staatsarchiv übergeben
  • Geburtsurkunden nach 100 Jahren

Es kann vorkommen (vor allem in kleinen Orten), dass mehrere Jahrgänge in einem Urkundenbuch geführt wurden. In diesem Fall gilt die oben genannte Regel für das letzte Jahr. Wenn z.B. ein Heiratsbuch die Jahre 1939-1942 umfasst, wird es an das Archiv erst 2023 überliefert. Es ist aber noch nicht alles 🙁

Seit Anfang 2020 gibt es aber eine zusätzliche Hürde. Ein Heirats- und Geburtsbuch darf an das Staatsarchiv nur dann übergeben werden, wenn ALLE Urkunden in diesem Buch mit einem Vermerk zu dem Tod der entsprechenden Person / Personen versehen werden.

Welche Möglichkeiten hat ein Standesamt, um das Sterbedatum zu ermitteln? Es ist üblich, dass bei jedem Todesfall, das in einem polnischen Standesamt gemeldet wird, wird auch das zu der Geburt gehörige Amt benachrichtigt. Alles gut, aber was passiert, wenn diese Person im Ausland verstorben ist oder wenn eine Todesbenachrichtigung überhaupt nicht ankommt? Werden diese Urkundenbücher NIE an das Staatsarchiv übergeben?

Was sagt das Gesetz dazu?

[Przekazanie ksiąg stanu cywilnego do archiwów]

1. Kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów. Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.

1a. Jeżeli dla osoby, dla której sporządzono akt urodzenia lub akt małżeństwa w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, nie sporządzono aktu zgonu lub nie zarejestrowano informacji o zgonie, księgę urodzeń i księgę małżeństw, mimo upływu okresów, o których mowa w ust. 1, przechowuje się do czasu sporządzenia dla osoby, której akt dotyczy, aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby.

1b. Weryfikacji sporządzenia dla osoby aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby dokonuje się w rejestrze stanu cywilnego lub rejestrze PESEL. W przypadku stwierdzenia, że dla osoby nie sporządzono aktu zgonu i nie zarejestrowano informacji o zgonie oraz stwierdzenia, że osoba nie ma nadanego numeru PESEL, kierownik urzędu stanu cywilnego jest uprawniony do przekazania ksiąg do właściwego archiwum państwowego, po upływie okresów, o których mowa w ust.

In dem Punkt 1b wird also erklärt wo das Standesamt das Sterbedatum suchen kann:

  • in dem Standesamtsregister
  • in der Datenbank PESEL

Das Standesamtsregister ist eigentlich klar – wenn jemand stirbt, kommt in dieses Register.

Datenbank PESEL – jeder polnische Bürger besitzt diese Nummer. In der Datenbank befinden sich alle wichtigsten Daten: das Geburtsdatum und Ort (auch Heiratsdatum, Ort, Name des Ehepartners wenn betrifft), Adresse usw. Der Eintrag wird dann auch um das Sterbedatum ergänzt.

Es ist also eigentlich nicht schwierig zu ermitteln, ob die Personen, die vor 100 Jahren geboren oder vor 80 Jahren geheiratet haben, immer noch leben:

  • die meisten, die dann in Polen lebten befinden sich in dem Standesamtsregister, wo man die Sterbedaten finden kann
  • wenn sich diese Personen in der PESEL Datenbank befinden, kann man auch hier die Sterbedaten finden.
  • wenn diesen Personen keine PESEL Nummer verleiht wurde bedeutet es, dass sie außerhalb Polens wohnen oder vor der PESEL Einführung gestorben sind. Dann darf der Standesamtsleiter die Urkundenbücher gemäß den Zeitfristen an das Staatsarchiv übergeben.

Sieht nicht besonders kompliziert aus, macht aber zusätzliche Arbeit für die Standesämter. Ob es einen Einfluss auf die Übergabe der Urkundenbücher haben wird? In manchen Fällen wohl ja. Es hängt (schon wieder!) sehr viel von dem Standesamtsleiter ab.

Es gibt aber auch Vorteile – wenn die Geburts- und Heiratsurkunden mit den Sterbedaten ergänzt werden, spart es den Ahnenforschern einiges an Arbeit. Man braucht dann die Sterbedaten nicht mehr zu suchen.

Dieses Gesetz gilt wie gesagt seit Anfang 2020. Es bleibt abzuwarten, welchen Einfluss es auf unsere Recherchen haben wird.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Scroll to top
WP-Highlight