Beglaubigte Kopien der Urkunden

Das Thema der beglaubigten und „normalen“ Kopien ist eigentlich sehr einfach, es kommt aber immer wieder zu Missverständnissen. Es wäre wohl sinnvoll alle Informationen an einer Stelle zu sammeln, damit man die Unterschiede und Ähnlichkeiten deutlich sieht.

Was ist eine beglaubigte Kopie?

Es ist eine einfache Kopie (auf einem Kopiergerät gemacht) von dem originalen Eintrag in einem Urkundenbuch. Dabei wird die Übereinstimmung mit dem Original samt einem Stempel und Unterschrift von dem Beamten bestätigt.

Links – die Stempel aus dem Standesamt Breslau, rechts – aus dem Staatsarchiv Stettin

Beglaubigte Dokumente werden meistens von unterschiedlichen Behörden verlangt: von Gerichten (bei z.B. Nachlassverfahren), wenn man sich um die deutsche Staatsangehörigkeit bemüht usw. Dieser Rechtsgrund ist wichtig, siehe weiter unten.

Wo kann man eine beglaubigte Kopie bekommen

Im Standesamt – standardmäßig werden Abschriften ausgegeben, aber man kann auch eine Kopie erhalten, die immer beglaubigt sein wird. Wenn sie für Dich wichtig ist, beantrage sie ausdrücklich (was jedoch nicht garantiert, dass dass Du sie bekommst, das Standesamt kann auf eine Abschrift bestehen). Du wirst wahrscheinlich eine Kopie bekommen, wenn:

  • die Urkunde schon nicht mehr der Schutzfrist (100 Jahre bei Geburts- und 80 Jahre bei Heirats- und Sterbeurkunden) unterliegt, aber immer noch nicht an das Staatsarchiv übergeben wurde.
  • die Urkunde sich zwar noch in der Schutzfrist befindet, aber aus irgendwelchen Gründen ist für das Amt einfacher eine beglaubigte Kopie, als eine Abschrift vorzubereiten: die Beamten können die Schrift nicht lesen, ihre Deutschkenntnisse sind unzureichend usw. Jedoch – es ist keine Regel! Theoretisch sollte man hier eine Abschrift bekommen!

Im Staatsarchiv – man muss darauf hinweisen, normalerweise bekommt man einfache Kopien. In dem Antrag soll man gleich folgendes beachten:

  • es soll der schon früher erwähnte Rechtsgrund genannt werden. Es wäre gut, wenn Du ein Dokument vorweisen könntest, dass es tatsächlich der Fall ist.
  • Du sollst die Verwandtschaft zwischen Dir und der Person auf der Urkunde beweisen. Man soll aufgrund der geschickten Dokumenten feststellen können, dass Du das Elternteil, Geschwister, Kind, Enkel(in) oder Urenkel(in) bist.

Was kostet es?

  • in beiden Ämter (Standesamt und Staatsarchiv) kostet eine Seite 5 PLN (ca. 1,25 EUR)
  • normale Kopien kosten in den Staatsarchiven meistens 2 PLN.
  • es kann sein, dass das Staatsarchiv für die Überweisungen zwei unterschiedliche Bankkonten angibt – je nach dem, ob es sich um eine beglaubigte oder normale Kopie handelt. Bei normalen Kopien wird das Konto des Staatsarchives verwendet, bei beglaubigten (und auch bei Gebühren für eine Vollmacht) – das Konto der Stadt- oder Gemeindeverwaltung.

Was ist sonst zu beachten?

Wie immer bei allen Anträgen, die an die Ämter geschickt werden gilt:

  • deine Kontaktdaten angeben! Also Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer und E-Mail Adresse.
  • sich kurz fassen und auf dem Wesentlichen konzentrieren: warum Du die Kopie brauchst, wer ist diese Person für Dich, genaues Datum und Ort der Geburt, Heirat oder des Todes angeben.
  • den Antrag ausdrucken und mit der Hand unterzeichnen…
  • und mit der Post verschicken

Meine Meinung

Wenn Du eine Urkunde nur für genealogische Zwecke brauchst, muss es doch keine beglaubigte Urkunde sein! Der Unterschied liegt nur daran, dass man auf der beglaubigten Urkunde zusätzliche Stempel und Unterschriften hat. Sonst ist es die gleiche Kopie. Die Daten darauf sind auch gleich.

Wenn Du etwas umfangreichere Briefe / Anträge an die Ämter schicken möchtest, weil Deine Suche komplizierter ist, (als eine Urkunde mit bekannten Daten zu beantragen) möchte ich Dir mein E-Buch über die Ahnenforschung in Polen empfehlen. Dort findest Du zahlreiche „Bausteine“, aus denen Du einen Text auf Polnisch zusammen bauen kannst. Ich habe dort auch die meisten Antworten aus den Ämtern übersetzt. Es erwarten Dich auch noch sonstige Tipps und Internetquellen zu den Recherchen in Polen. Siehe selbst:

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