In den polnischen Standesämer gibt es normalerweise Standesamtbücher, die nicht älter als 100 Jahre sind. Nach dieser Zeit werden die Bücher an das entsprechende Staatsarchiv überwiesen. Aus verschiedenen Gründen kann es aber auch anders sein, es lohnt sich immer danach zu fragen, besonders wenn die gesuchten Unterlagen nahe der 100-Jahre-Grenze liegen.
Wenn die Standesamtbücher, die über 100 Jahre alt sind sich weiter im Standesamt befinden heisst es, daß sie den Regeln des Standesamtes unterliegen. Sie können z.B. dem Forscher nicht frei zur Verfügung stehen, wie es in den Archiven üblich ist, weil die Standesamtdokumente nicht jedem ausgegeben werden dürfen. Die Urkunden werden ausschließlich an folgende Personen ausgegeben:
- an die Person, auf die sich der Eintrag bezieht
- an die Vorfahren, Abkömmlinge, Geschwister, Eheleute
- an Personen, die von den oben genannten eine Vollmacht vorlegen können
- an Personen, die ein rechtliches Interesse daran glaubhaft machen können
Es wird überprüft, ob die Person tatsächlich berechtigt ist, diese Unterlagen zu bekommen. Entweder vor Ort (Personalausweis, Geburts-, Heiratsurkunden usw.), oder man soll diese Beweisunterlagen per Post schicken (Kopien natürlich). Es werden hier Unterlagen gemeint, die eine unmittelbare Verbindung zwischen Ihnen und der ‚Unterlagen-Person‘ beweisen. Es ist wichtig, sonst werden Sie danach gefragt und die Prozedur wird länger dauern.
